Il costo a ospite
Nel catering non si vende un piatto alla volta: si vende un menu a persona. Il calcolo si fa così:
- per ogni portata calcola il costo a porzione dalla scheda tecnica, con scarto e resa;
- moltiplica per le quantità previste a persona (in un buffet ogni ospite prende più pezzi, ma di meno);
- somma le portate: è il costo food a ospite;
- aggiungi le bevande, se sono comprese;
- aggiungi una quota di sovrapproduzione: nessun catering prepara il cibo esatto.
Food cost evento % = (costo food e bevande a ospite × (1 + sovrapproduzione)) ÷ prezzo a persona senza IVA
Un esempio: buffet per 100 invitati
| Voce | A ospite |
|---|---|
| Food (finger food, primo, dolce) | € 8,50 |
| Bevande (acqua, vino, prosecco, caffè) | € 3,00 |
| Sovrapproduzione (10%) | € 1,15 |
| Costo food e bevande | € 12,65 |
| Personale extra (4 camerieri × 6 ore × € 15, diviso 100) | € 3,60 |
| Noleggi (stoviglie, tovagliato, tavoli) | € 2,00 |
| Costo diretto dell'evento | € 18,25 |
Il prezzo di € 45,00 a persona vale € 40,91 senza IVA. Il food cost dell'evento, sovrapproduzione compresa, è del 30,9%; senza contarla sembrerebbe del 28,1%. Food e personale insieme pesano il 39,7%. Restano € 22,66 a ospite per trasporto, cucina, organizzazione, costi fissi e utile.
Per trovare il prezzo a persona partendo da un food cost obiettivo usa il calcolatore del prezzo di vendita, inserendo il costo a ospite al posto del costo a porzione.
Quanto cibo a persona
Le quantità decidono il costo più dei prezzi. Valori indicativi, da adattare all'evento e all'orario:
- Aperitivo in piedi: 6–8 pezzi a persona se segue una cena, 12–15 se sostituisce il pasto.
- Buffet pranzo o cena: 18–22 pezzi o assaggi a persona, più un primo in porzione ridotta.
- Cena servita al tavolo: le porzioni del ristorante, con meno sovrapproduzione (5% circa), perché i coperti sono contati.
- Bevande: circa mezza bottiglia di vino e mezzo litro d'acqua a persona per una cena, di più in estate e nelle feste lunghe.
Gli errori che mangiano il margine
- Preventivo sui 100 invitati, pagamento sui 90 presenti: metti nel contratto un numero minimo garantito e una data entro cui confermarlo.
- Sovrapproduzione non calcolata: il 10% in più su ogni vassoio è un costo, anche se poi lo regali al cliente.
- Personale extra e trasporto fuori dal conto: in un evento sono costi diretti, non fissi.
- Menu con troppe preparazioni diverse: più ricette, più scarti e più ore di cucina. Meglio pochi pezzi ben calcolati.
- Prezzi del preventivo vecchi: tra il preventivo e l'evento possono passare mesi. Ricalcola il costo prima di confermare il menu definitivo.
Se fai eventi spesso, tieni ogni pezzo come una ricetta e ogni menu come una somma di ricette: nel programma puoi creare i semilavorati e i piatti e vedere il costo del menu aggiornato con i prezzi delle ultime fatture.
Domande sul food cost del catering
Qual è un food cost normale per un catering?
Spesso tra il 25% e il 35% del prezzo a persona senza IVA, bevande comprese. Matrimoni e cene servite tendono verso l'alto, aperitivi e coffee break verso il basso.
Quanta sovrapproduzione mettere in conto?
Indicativamente il 5% per una cena servita con coperti contati e il 10–15% per un buffet, dove non sai cosa e quanto prenderanno gli ospiti.
Il personale extra va nel food cost?
No, il food cost riguarda solo cibo e bevande. Ma in un evento il personale extra è un costo diretto: va sommato al food cost per vedere quanto resta davvero a ospite.